حساب المسؤول هو المفتاح اللي يفتح كل شي: بيانات العملاء، الفواتير، صلاحيات الموظفين، وأحيانًا بوابة البنك. وفي شركة صغيرة في الكويت غالبًا يكون مشترك بين أكثر من واحد، وما أحد راجعه من سنوات. الخطوات تحت ما تحتاج ميزانية ولا فريق تقني كبير، لكنها تفرق فعلاً.
قبل ما تغير أي شي، اكتب قائمة: مين عنده صلاحية مسؤول، على أي نظام، وليش. في الغالب تلقى أسماء موظفين تركوا الشركة، وحساب واحد مشترك يستخدمه أربعة أشخاص.
الطول أهم من الرموز الغريبة. أربع كلمات عشوائية أسهل تتذكرها وأصعب تخمينها من ثمانية أحرف فيها حرف كبير ورقم. والمهم إن كلمة مرور المسؤول ما تكون مستخدمة في أي موقع ثاني، لأن أغلب الاختراقات تبدأ من تسريب في موقع ما له علاقة.
استخدم مدير كلمات مرور. ملف Excel على سطح المكتب أو ملاحظات الجوال ما هي تخزين، هي مشكلة مؤجلة.
التحقق بخطوتين أرخص حماية موجودة. فعّله على بريد الشركة أول لأنه بوابة استرجاع كل الحسابات، بعدها على لوحة التحكم، وبعدها على أي خدمة سحابية. تطبيق مصادقة أو مفتاح أمان أفضل من الرسائل النصية، لكن الرسائل أفضل من ولا شي.
ما كل من يحتاج تقرير يحتاج صلاحية حذف. موظف المبيعات المفروض يشوف الطلبات، مو يعدل إعدادات النظام. راجع الصلاحيات مرتين بالسنة وشيل غير المستخدم، لأن أغلب الزيادة في الصلاحيات تاريخية مو مقصودة.
مثال يتكرر: محاسب عنده صلاحية مسؤول كاملة عشان يقدر يسوي تسوية شهرية، وهو فعليًا يحتاج تقريرين فقط. الحل إنك تسوي له حساب بدور محدود يغطي شغله، وتخليه يطلب أي شي إضافي بشكل مكتوب.
وكذلك حسابات الموردين والمقاولين. أي شخص خارج الشركة عنده دخول على نظامكم لازم يكون له حساب بدور محدد ومدة محددة، وتنتهي الصلاحية تلقائيًا بعد المشروع.
فعّل تسجيل الدخول والمحاولات الفاشلة، وافتح السجل مرة بالشهر مو وقت المشكلة. راقب بشكل خاص الدخول من دولة ثانية في وقت غريب، أو عشر محاولات فاشلة ورا بعض من نفس العنوان.
بعدها اكتب صفحة واحدة تجاوب على سؤال: لو انسرق حساب المسؤول اليوم، منو نتصل أول، وشنو نطفي بالترتيب؟ حط فيها أرقام مزود الإنترنت والاستضافة ومزود الدفع، واسم شخص بديل لو المسؤول نفسه ما كان موجود.
إرسال كلمة المرور عبر الواتساب، وترك جلسة المسؤول مفتوحة على لابتوب مشترك، وعدم سحب الصلاحية لما يستقيل الموظف. هذي الثلاثة تغطي أغلب الحوادث في الشركات الصغيرة.
وإذا ما فيه شخص متفرغ لهذا الموضوع داخليًا، مراجعة خارجية للأساسيات تكون كافية غالبًا. شركة Q8DM تشتغل في تطوير البرمجيات وأنظمة العمل والتدريب في الكويت من سنة 1998.
ابدأ بقائمة الحسابات، لأنها أرخص وأسرع خطوة. للمزيد من المقالات العملية زور q8dm.com.