صار سهل تطلع تقرير شهري مرتب بضغطة زر: عناوين واضحة، فقرات تفسير، وخلاصة تقرأها في دقيقة. المشكلة إن الشكل المرتب مو دليل إن الأرقام صح. التقرير مو نص إنشائي، التقرير ادعاء عن اللي صار في الشركة، والأداة ما تعرف إلا اللي عطيتها إياه.
في شغلتين تنفع فيهم بصدق: تلخيص بيانات نظيفة ومنظمة، وتحويل جدول مبيعات الفروع لفقرة تذكر أعلى فرع وأضعف فرع. والثانية صياغة النص اللي حول الأرقام: المقدمة، شرح المنهجية، والنقاط اللي بتناقشها في الاجتماع.
الشغلتين يشتركون في شي واحد: المعلومة توصل قبل ما تبدأ الأداة. يعني الشغل ترتيب وصياغة، مو اكتشاف حقيقة.
أولها المدخلات. إذا ملف الإكسل اللي وصلك من الفرع ناقص ثلاث فواتير، أو فيه عميل مسجل مرتين، أو محتفظ بسعر صرف الشهر الماضي، التقرير بيطلع أنيق وغالط. الأداة ما بتنبهك، لأن الأرقام من وجهة نظرها متناسقة.
الثانية طريقة الجمع. لما تطلب «متوسط قيمة الطلب حسب المنطقة»، ممكن تحسب متوسط متوسطات، أو تدخل طلبات ملغية، أو تخلط بين المبلغ قبل الخصم وبعده. كل طريق يطلع رقم معقول، وما يقدر أحد يطابقه بعد شهرين.
الثالثة الثقة في الصياغة. الأداة تكتب «انخفضت المبيعات في المنطقة الشمالية» بنفس النبرة سواء الانخفاض ٢٪ أو ٤٠٪. ما عندها إحساس بحجم الأثر، فما بتقولك إن الرقم صغير ما يستاهل قرار، أو غريب ويحتاج تحقيق قبل ما تنشره.
هذي ممكن تُكتب بمساعدة الأداة، بس لازم يكون في شخص بالاسم يملك الأرقام ويوقّع عليها قبل ما يطلع التقرير من الشركة.
صنّف كل تقرير متكرر في واحدة من ثلاث فئات، واكتب القاعدة في مكان الكل يشوفه:
السؤال اللي يحدد الفئة بسيط: لو الرقم غلط بعشرة بالمية وما انتبه له أحد شهر كامل، شنو بيصير؟ إذا الجواب يكلف فلوس أو إقرار رسمي أو عميل، فالتقرير يدوي أو بمساعدة، وما يكون تلقائي أبداً.
اربط كل تقرير متكرر باسم: الشخص اللي بيسألونه لو الرقم غلط. هو اللي يحدد وين تدخل الأداة ووين توقف، وهو اللي يراجع المخرجات قبل التوزيع. بدون هالملكية، الانحراف ما ينلاحظ، والانحراف في التقارير صامت بطبيعته.
في Q8DM نصمم أنظمة تقارير للشركات اللي كبرت على ملفات الإكسل، ومعظم الشغل يكون في تحديد وين يتوقف الأتمتة. الأداة اللي تكتب زين مفيدة، أما الأداة اللي ما لها مسؤول فهي تسريب بطيء في أرقامك.
إذا تقاريرك الشهرية تاخذ أيام لتجميعها، أو مو متأكد أي تقرير آمن تتغيّر طريقة إعداده، كلم Q8DM عبر https://q8dm.com. نشتغل في الكويت من 1998 في البرمجة والتصميم والتدريب.