صار طبيعي تلقى موظف يستخدم أداة ذكاء اصطناعي عشان يكتب إيميل للعميل، أو يلخّص تقرير، أو يجهّز عرض تقديمي. هالشي زين ومو مشكلة بحد ذاته، بس إذا ما فيه سياسة واضحة، كل واحد يسوي اللي يبي وتطلع مشاكل: بيانات تتسرب، وأخطاء تنشر، وجهد مكرر بين الأقسام.
السياسة مو ورقة تعقيد ولا إجراء شكلي. هدفها تجاوب على ثلاث أسئلة: شنو مسموح، شنو ممنوع، ومن المسؤول عن الموافقة. الموظف يكون مرتاح لأنه يعرف الحدود، والإدارة تكون مرتاحة لأنها تعرف وين تروح بيانات الشركة.
وبدون هالورقة تصير أمور صغيرة مزعجة: موظف يسأل مديره كل مرة إذا ينفع يستخدم أداة معينة، وموظف ثاني يستخدمها بدون ما يقول لأحد. السياسة القصيرة تحل الحالتين بجواب واحد مكتوب.
مثال بسيط يوضح الفكرة: موظف مبيعات يبي يجهّز عرض سعر لعميل جديد. المسموح إنه يستخدم الأداة يرتب الأفكار ويصيغ النص العام ويطلع مسودة. غير المسموح إنه يدخل جدول الأسعار الداخلي أو اسم العميل مع تفاصيل عقده في الأداة. النتيجة مسودة نظيفة، والبيانات الحساسة بقيت داخل الشركة.
خليها صفحتين بالأكثر. السياسة الطويلة ما أحد يقراها، والقصيرة الواضحة تنطبق فعلًا على أرض الواقع. وأهم بند فيها هو الأسهل: جواب واضح بنعم أو لا، لأن الموظف يبي يعرف بسرعة إذا يمديه يستخدم الأداة على شغلة معينة ولا لا.
والسياسة بدون تدريب تتحول إلى ملف ما أحد يفتحه. جلسة قصيرة للفريق فيها أمثلة من شغلهم اليومي تفرق كثير. بعدها اختبار بسيط: نعطيهم ثلاث حالات ونسألهم مسموح ولا لا، وعندها تعرف وين تحتاج توضيح إضافي.
الشركات اللي تنجح في هالموضوع تسوي شي بسيط: توضح القواعد، تدرّب الفريق، وتراجع النتائج بعد فترة. شركة Q8DM تقدم برمجة وتصميم وتدريب في الكويت منذ 1998، وتشوف أن أغلب المشاكل ما تجي من الأداة نفسها، تجي من غياب قاعدة مكتوبة واضحة. تفاصيل خدمات التدريب متوفرة على q8dm.com.
تبي مسودة سياسة مناسبة لحجم شركتك وورشة قصيرة للفريق؟
تواصل مع Q8DM ونمشي معك خطوة خطوة من المسودة لين التطبيق.