كل شركة فيها مهام متكررة تسحب من وقت الفريق كل أسبوع: نقل بيانات من نظام لنظام، ردود متشابهة على نفس الأسئلة، تجهيز تقارير بنفس الشكل، ومتابعة عملاء برسائل مكررة. هذي المهام مو صعبة، لكن تكلفتها الحقيقية إنها تاكل ساعات وتزيد الأخطاء بصمت، وأحياناً ما تنتبه لها إلا لما الموظف يستقيل أو يمرض.
الأتمتة تعني تخلي النظام يسوي الشغل عنك: ينسخ، يرسل، ينبّه، ويجهز التقرير بدون تدخل. الفايدة مو بس توفير وقت، هي كمان ثبات في الجودة، وإن الشغل ينجز بنفس الطريقة حتى لو الموظف مريض أو بإجازة.
وفي الكويت بالتحديد، أغلب الشركات تشتغل بفريق صغير ومهام كثيرة، فالوقت اللي يضيع على الشغل الروتيني يعني تأخير على العميل وشغل واقف. الأتمتة هنا مو ترف، هي طريقة تخلي الفريق الصغير يقدر يسوي شغل فريق أكبر.
والأهم إن وقت الفريق لما يتحرر من المهام المملة، يظل عنده مجال للشغل اللي يحتاج عقل: خدمة العميل، التخطيط، وحل المشاكل.
لا تبدأ بمشروع ضخم. اختر مهمة وحدة تاخذ أكثر من ساعتين أسبوعياً، واكتب خطواتها كما تنجز فعلاً لا كما تتخيلها. بعدها قرر: أداة جاهزة تكفي؟ ولا تحتاج سكريبت صغير؟ ولا نظام مخصص لأن الشغل مرتبط بأنظمتك الحالية؟
وبعد شهر قيس النتيجة: كم ساعة وفّرت، وكم خطأ اختفى. الرقم هو اللي يقنع الإدارة إن الخطوة الثانية تستاهل.
وخل نقطة الأمان بالحسبان من البداية: صلاحيات واضحة لكل موظف، وسجل يبين من سوى شنو ومتى. أتمتة بدون متابعة تنقل الخطأ بسرعة أكبر، لا أقل.
كثير يظنون إن الأتمتة للشركات الضخمة اللي عندها أنظمة بملايين. الحقيقة إن المكتب الصغير أو المعرض يستفيد أسرع: جدول مواعيد تلقائي، رسالة تأكيد، تذكير بالدفعة. أشياء بسيطة، لكنها تغير تجربة العميل بشكل واضح.
وإذا ما عندكم فريق تقنية داخلي، شركة مثل Q8DM - برمجة وتصميم وتدريب في الكويت منذ 1998 - تقدر تجرد عملياتكم وتحدد المهام اللي تستاهل الأتمتة وتبني لها حلاً بسيطاً يناسب حجم الشركة.
والقاعدة البسيطة: أي مهمة تتكرر كل أسبوع أو كل شهر بنفس الخطوات تقريباً، هي مرشح مباشر للأتمتة. أما المهام اللي تتغير كل مرة، فخليها عند الإنسان.
الأتمتة مو رفاهية، هي أداة تنافسية. كل ساعة توفرها من مهمة متكررة هي ساعة تصرفها على عميلك أو على نمو شغلك. ابدأ بمهمة وحدة، ولما تشوف الفرق، كمّل.
للتواصل: q8dm.com