الملفات صارت أهم من الأجهزة. لو تعطّل لابتوب، تشتري غيره في يوم. لو ضاع مجلد العقود ومحاضر الاجتماعات وملفات العملاء، السالفة تاخذ شهور — وأحياناً ما ترجع. النسخ الاحتياطي على السحابة مو رفاهية، هذا تأمين رخيص مقارنة بتكلفة الفقد.
ما يحتاج تنسخ كل شي، بس لازم تعرف شنو اللي ما يتعوّض:
قاعدة سهلة: أي ملف لو ضاع يتوقف الشغل أو يتكرر من الصفر — هذا ملف يستحق النسخ.
وملفات الرواتب والبيانات الشخصية للموظفين لها معاملة خاصة: صلاحية أضيق، ونسخة منفصلة، لأن تسريبها أخطر من ضياعها.
القاعدة القديمة ما زالت أذكى قاعدة: ثلاث نسخ من الملف، على وسيطين مختلفين، ووحدة منهم خارج المكتب. السحابة تغطي الجزء «خارج المكتب» بسهولة، لكن احتفظ بنسخة محلية سريعة للرجوع اليومي. إذا اعتمدت على السحابة بس، انقطاع الإنترنت يصير مشكلة؛ وإذا اعتمدت على القرص الخارجي بس، حريق أو سرقة تصفّي كل شي في دقايق.
واهتم بعدد الإصدارات المحفوظة، مو بس وجود النسخة. خلّي آخر ثلاثين يوم محفوظة للملفات المتغيرة، ونسخة شهرية للأرشيف. الملف اللي انحذف بالغلط قبل أسبوعين ما ينفعه نسخ يحفظ الحالة الحالية بس.
النسخ اليدوي ما يصير. أول أسبوع تنسى، ثاني شهر تاجّل، وبعدها تكتشف إن آخر نسخة عمرها سنة. خلّي الرفع تلقائياً من الأجهزة والمجلدات المشتركة، مع جدول واضح: يومي للملفات المتغيرة، وأسبوعي للأرشيف. وشمل الأجهزة الشخصية اللي عليها شغل الشركة، مو بس المجلد المشترك. وراجع السجل مرة في الشهر — الحجم والتاريخ يكفيان للحكم، وهذي أبسط مراجعة نقترحها في q8dm.com.
نسخة احتياطية يفتحها كل الموظفين مو نسخة احتياطية، هذي نسخة إضافية من نفس الخطر. الوصول يكون لعدد محدود، مع تحقق بخطوتين على حساب السحابة نفسه، لأنه لو انسرق هذا الحساب تصير كل النسخ بيد الغريب.
والاختبار هو الفرق بين خطة وورقة. كل ثلاثة أشهر، خذ ملف عشوائي واسترجعه على جهاز آخر وافتحه. إذا ما فتح، اكتشفت المشكلة في وقت مناسب مو في وقت الأزمة. وسجّل نتيجة الاختبار بتاريخ — هذا سجل يطمّن، مو مجرد طمأنينة كلام.
وفي الخلفية، خلّي اسم المالك المسجّل للحساب السحابي معروف عند الشركة، مو مربوط بإيميل موظف شخصي. حساب فتحه موظف بإيميله الخاص يصير مشكلة يوم يستقيل، ولو كانت كل النسخ داخله.
خصّص ساعة: اكتب قائمة أهم عشرة مجلدات، فعّل الرفع التلقائي لثلاثة منها، وجرّب استعادة ملف واحد. هذا كله يكفي كبداية حقيقية، والباقي يتراكم على هالعادة — أحسن من خطة كبيرة ما تنفّذت.
ولو تحتاجون ترتيب الخطة كاملة مع الصلاحيات والاستعادة الدورية، الفريق في q8dm.com يشتغل على هذا النوع من الترتيبات للشركات في الكويت.