صار عند أغلب الموظفين حساب في أداة ذكاء اصطناعي، ويستخدمونها بالشغل بدون أي توجيه. المشكلة مو الاستخدام — المشكلة إن محد يعرف شنو ينرفع للأداة وشنو لا، ومنو مسؤول عن النتيجة. سياسة مكتوبة تحل هالفوضى في صفحتين.
ثلاثة أسباب عملية: أولاً، تسريب بيانات — موظف يلصق عقد عميل أو قائمة أسعار في أداة عامة. ثانياً، مسؤولية قانونية — نص طلع من أداة وصار في إعلان رسمي وفيه خطأ. ثالثاً، اتساق — كل موظف يستخدم أداة مختلفة ونتايج مختلفة، والعميل يحس بالفرق.
الخطأ الأول: منع كل شيء. سياسة تقول \"ممنوع استخدام الذكاء الاصطناعي\" راح يخالفها الجميع بالسر. الثاني: سياسة من عشر صفحات ما حد يقراها — خليها صفحتين وبجدول واضح. الثالث: عدم ربطها بالتدريب، فتطلع ورقة بلا سلوك.
في Q8DM نساعد شركات تكتب هالسياسة بحجم يناسبها، وغالباً نبدأ بثلاث محظورات واضحة بدل قانون شامل — لأن البداية العملية أهم من الكمال النظري.
بسيط وواضح: ثلاثة أعمدة — النشاط، الحكم (مسموح / بشرط / ممنوع)، والملاحظة. أمثلة على البنود: صياغة إيميل داخلي = مسموح. تلخيص مستند عام = مسموح. تحليل بيانات عملاء = ممنوع إلا بأداة معتمدة وبعد إخفاء الهوية. توليد صور للإعلان = بشرط مراجعة بشرية وحقوق واضحة.
الجدول يخلي الموظف يقرر بنفسه في ثانيتين، وهاي أهم فايدة — سياسة تفهمها بلمحة أفضل من وثيقة تحتاج تفسير. علّق الجدول في مكان يشتغل، وأضفه لأول صفحة في دليل الموظف الجديد.
وتذكّر إن السياسة تحمي الشركة والموظف سوا. لما تكون القواعد واضحة، الموظف ما يتردد ولا يخاف يستخدم الأداة، والشركة تعرف إن بياناتها محفوظة.
سياسة الذكاء الاصطناعي مو وثيقة قانونية معقدة، هي اتفاق واضح مع الفريق على شنو مسموح وشنو ممنوع ومنو يراجع. شركة Q8DM تقدم برمجة وتصميم وتدريب في الكويت منذ 1998، وإعداد سياسات الاستخدام والتدريب عليها من الخدمات اللي نقدمها للشركات والمؤسسات.
نقطة أخيرة تنسى كثير: السياسة لازم تغطي الملفات المرفوعة مو النص المكتوب بس. موظف يرفع ملف إكسل فيه أسماء عملاء يعتبر نفس الخطورة، ويمكن أخطر لأن أحد ما ينتبه له. اكتب هالبند صراحة في السياسة عشان ما يكون محل تفسير.
وخلّي مراجعة السياسة مرتبطة بحدث، مو بتاريخ فقط: أي أداة جديدة تدخل الشركة أو أي مشروع عميل جديد = مراجعة سريعة للسياسة. هالربط يخليها وثيقة حية بدل ملف في الدرج.
تبي مسودة سياسة جاهزة لشركتك؟ كلمنا على q8dm.com ونرسلها لك مبنية على شغلكم.