كل شركة عندها صور، بس أغلبها مبعثرة. صورة عند مدير في الواتساب، صورة ثانية في إيميل قديم، وثالثة محد يدري من وين يابها. ولما يحتاج المصمم صورة للموقع أو للإعلان، يضيع نص الدوام بالبحث عن الملف الصح. المشكلة مو نقص صور، المشكلة إن ما فيه مكان واحد منظم.
مجلد واحد أو نظام سحابي يحوي كل الأصول المرئية الرسمية، مقسّم بطريقة يفهمها أي موظف جديد بدون شرح من أحد. مو لازم أداة غالية، أحياناً مجلد مشترك على السحابة يكفي إذا كان منظم صح.
أكبر خطأ هو شجرة مجلدات عميقة: شركة ← قسم ← سنة ← شهر ← مشروع ← نهائي ← نسخة أخيرة. بعد أسبوعين ما أحد يلقالك شي. خلّ التصنيف بسيط: شعارات، صور فريق، منتجات، فعاليات، أصول تصميم. خمس أو ست مجلدات تكفي، والباقي يتنظم بالتسمية.
اسم الملف لازم يقول شنو داخله وبدون ما تفتحه. مثال عملي:
استخدم حروف إنجليزية صغيرة، بدون مسافات، وبدون حروف عربية في أسماء الملفات، لأن بعض الأنظمة والمواقع تتعامل معها بمشاكل. التاريخ بصيغة سنة-شهر-يوم يخلي الترتيب التلقائي منطقي.
خزّن دايماً أعلى دقة ممكنة، وخلّ التصدير المصغّر للمواقع والسوشيال في مجلد منفصل أو يطلع مباشرة من أداة التصميم. الصورة الأصلية إذا انضغطت مرة، ما ترجع لجودتها. وهذا يفرق كثير لما تحتاج تطبع بانر أو تعيد تصميم عرض.
لكل صورة مصدرها. صور المصور الخارجي لها عقد ومدة استخدام، والصور المجانية من الإنترنت لها شروط ترخيص. سجّل هذا في ملف صغير جوار المجلد: اسم الصورة، المصدر، تاريخ الشراء أو الترخيص، وهل مسموح استخدامها في الإعلانات المدفوعة. هذا يحميك من مطالبة قانونية بسيطة تتحول لمشكلة كبيرة.
المكتبة كلها على جهاز واحد = خطر. خلّها على سحابة، وخلّ النسخ الاحتياطي يشتغل تلقائياً. أما الصلاحيات: الفريق يقرأ ويحمّل، وفريق التصميم فقط يضيف ويحذف. الحذف المفتوح للجميع يعني فقدان ملفات ما أحد ينتبه لها إلا وقت الحاجة.
لازم شخص واحد اسمه معروف: مسؤول المكتبة. مو شرط يكون مصمم، بس لازم يكون عنده ذوق ومتابعة. وظيفته يستقبل الصور، يسمّيها، يرفعها، ويحدّثها كل شهر. بدون مسؤول واضح، أي نظام ينهار بعد فترة.
لا تحاول تنقل كل أرشيف الشركة بيوم واحد. ابدأ بأهم 200 صورة تستخدمها فعلياً في الموقع والإعلانات والعروض. نظّفها، سمّها، وارفعها. بعدها أضف الباقي تدريجياً. في Q8DM نتعامل مع هذا النوع من التنظيم ضمن مشاريع الهوية والتصميم، والنتيجة اللي يلمسها العميل بسرعة: وقت أقل ضايع، ومظهر موحد على كل القنوات.
تخيّل الفرق: موظف جديد يبي صورة للفريق لمنشور، يفتح المكتبة، يلقاها في دقيقة وبنفس الأسلوب اللي يستخدمه الحساب الرسمي من سنتين. هذا هو أثر المكتبة المنظمة، وهو أثر يبان على العلامة التجارية أكثر مما يتصور الكثير.
تبي تنظم أصول شركتك أو تحتاج هوية بصرية متكاملة تشمل المكتبة والتسميات والقوالب؟ فريق Q8DM في الكويت يشتغل على التصميم والبرمجة والتدريب من 1998. تواصل معنا من q8dm.com وأرسل لنا طلبك.