الانتقال من نظام قديم إلى نظام جديد ما هو حدث تقني فقط، بل تغيير في طريقة الشغل اليومية. وأغلب حالات الترحيل اللي تتعطل ما تتعطل لأن النظام الجديد ضعيف، بل لأن بيانات النظام القديم كانت مكررة وفوضوية، وما كان في شخص مسؤول عن المشروع، وتم التحويل في أكثر يوم زحمة في الشهر.
هذا ترتيب عملي يخلي عملية الترحيل هادئة، وهذا بالضبط اللي تحتاجه.
افتح النظام القديم واكتب قائمة بكل الجداول والنماذج والملفات اللي فيها بيانات شغالة. بعدها حدد لكل واحدة: ننقلها، نؤرشفها، أو نلغيها. غالباً بتكتشف بيانات متراكمة من ثلاث إلى خمس سنوات ما فتحها أحد، وأسماء عملاء وموردين مكررة بإدخالات مختلفة.
هذه الخطوة تأخذ وقت أكثر من المتوقع، وهي اللي تنقذ المشروع. البيانات النظيفة تنتقل بسهولة، أما المكررة فوصلها مكررة في المكان الجديد.
لا تجرب الترحيل على قاعدة البيانات الأساسية أبداً. خذ نسخة احتياطية كاملة، واستعد نسخة تجريبية، وكرر عملية النقل عليها إلى أن تتطابق الأرقام. اكتب المجاميع المتوقعة لكل جدول قبل ما تبدأ، عشان يكون عندك مرجع واضح للمقارنة.
لما تنجح التجربة، لا تطفئ النظام القديم فوراً. شغل النظامين بالتوازي من أسبوعين إلى أربعة أسابيع، والفريق يدخل الشغل الجديد في الاثنين، وفي نهاية كل أسبوع تقارن المجاميع. الفرق اللي تكتشفه في الأسبوع الأول رخيص، واللي تكتشفه بعد ثلاثة أشهر مكلف.
وفي هذه الفترة، عيّن مسؤولاً واحداً معروف بالاسم للمشروع: شخص يجيب على الأسئلة ويقرر متى تكون المشكلة حقيقية. المشاريع بدون مسؤول تترهل، لأن الكل يفترض أن غيره يراجع الأرقام. وفرق q8dm.com تمر بهذه المرحلة بالتوازي في مشاريع التطوير والتصميم منذ ١٩٩٨، وهي غالباً المرحلة اللي يحاول العميل تخطيها أكثر من غيرها.
نظام جديد ما يعرف أحد يستخدمه يعني ترحيل فاشل، حتى لو انتقلت كل السجلات بشكل صحيح. درب الفريق على النسخة التجريبية ببيانات حقيقية مو ببيانات عرض، وخلهم يغلطون في مكان ما له تأثير. جهز خطوات مكتوبة قصيرة للمهام الخمس اللي يسوونها كل يوم، وخلها قريبة منهم.
واختر يوم التحويل بتروي. تجنب آخر الشهر، وموعد الرواتب، وجرد المخزون، وأسابيع الأعياد. صباح يوم هادي أفضل بكثير من يوم اثنين مزدحم.
بعد النقل، طابق قبل ما تحتفل. قارن عدد السجلات وأرصدة العملاء وكميات المخزون والفواتير المفتوحة بين النظامين. واعتمد كل فحص باسم وتاريخ. وإذا في مجموع ما مطابق، وقف وحقق، ولا تعدل الرقم في النظام الجديد ليطابق القديم.
خلي النظام القديم قابلاً للقراءة ومن دون تعديل لدورة محاسبية كاملة على الأقل، مع نسخة احتياطية حديثة محفوظة في مكان منفصل. وإذا صار خطأ كبير، خطة الرجوع أهم بكثير من أي سرعة تكسبها من إطفاء النظام القديم مبكراً.
التدريب التقني من الخدمات اللي تقدمها q8dm.com في الكويت، وكثير من مشاريع الترحيل تكون مدروسة بشكل جيد إلا أنها تنقصها هذه الجزئية.
تفكر تنتقل من نظام قديم؟ ابدأ بالجرد والتشغيل المتوازي، وأجّل يوم التحويل إلى أن تتفق الأرقام. تواصل معنا على https://q8dm.com لمراجعة خطة الترحيل قبل ما يجي الأسبوع المزدحم.