أغلب مشاكل الصلاحيات داخل الشركات ما تجي من اختراق خارجي، تجي من موظف عنده وصول أكثر من شغله. ولما الكل أدمن، ما فيه ولا واحد مسؤول، وسجل النظام ما يفيدك بشي. الضبط يبدأ من قرار إداري بسيط: من له حق شنو، ومن يوافق على شنو.
هذي طريقة عملية تبنيها بجلسة وحدة مع مدير النظام، وتصونها كل ربع سنة.
لا تعطي صلاحيات لاسم فلان، أعطها لمسمى وظيفي: محاسب، مسؤول مشتريات، مندوب مبيعات، مدير فرع، مدير نظام. الموظف ياخذ الدور، ولما يطلع من الشركة ما تحتاج تفتكر شنو كان عنده، تسحب الدور وخلصت.
خمس أو ست أدوار تكفي أغلب الشركات المتوسطة بالكويت. وإذا لقيت نفسك تعمل دور جديد كل شهر، المشكلة بترتيب الشغل مو بالنظام نفسه. ووثّق الأدوار بجدول واحد: اسم الدور، وش صلاحياته، ومن يوافق عليها.
وأشهر غلطة نشوفها: الكل أدمن. تصير لما ينبني النظام على عجل ويُعطى كل مستخدم صلاحية كاملة عشان «ما نتعطل». النتيجة إن أي واحد يقدر يحذف فاتورة أو يعدّل سعر، وما تعرف من سوّاها.
القاعدة: كل واحد ياخذ أقل وصول يحتاجه لشغله اليومي، ويزيد الطلب لما يحتاج فعلاً. المندوب ما يحتاج يشوف تكلفة الشراء، والمحاسب ما يحتاج يعدّل أسعار البيع.
والوصول المؤقت يكون بتاريخ انتهاء. موظف يغطي إجازة؟ خله شهر وينتهي لحاله، أحسن من صلاحية تبقى سنين لأن أحد نسيها.
والجزء اللي الناس تتجاهله هو فصل المهام: اللي ينشئ المورد ما يكون هو نفسه اللي يوافق الدفع، واللي يدخل الفاتورة ما يكون هو نفسه اللي يعتمدها. هذي مو شك بأحد، هذي حماية للموظف قبل الشركة.
والموافقة تكون بمسار واضح: المدير المباشر يطلب، ومالك العملية مثل المحاسب الأول أو مدير العمليات يوافق، ومدير النظام ينفّذ ويسجّل. الطلب يكون مكتوب، مو «عطني وصول وأنا أقولك بعدين».
كل نظام محترم عنده سجل يبيّن من دخل، من عدّل، من حذف، ومتى. راجعه شهرياً وعينك على الحساس بس: أوامر الدفع، تعديل الأسعار، الفواتير المحذوفة، وتصدير بيانات العملاء.
والحساب المشترك يقتل السجل. إذا ثلاثة موظفين يستخدمون نفس المستخدم، السجل يقولك «المستخدم فلان» وما تعرف مين فيهم. كل واحد بحسابه، حتى لو الشغل يتوزع بينهم.
في Q8DM نبدأ أي نظام داخلي من سجل الأذونات قبل الشاشات والتقارير، لأن صلاحية غلط تنكتشف بعد سنة بيانات أصعب بكثير من صلاحية تنضبط من أول يوم.
أكثر ثغرة تتكرر: موظف استقال قبل سنة وحسابه للحين شغال. سوّ قائمة خروج ثابتة تنفّذ بنفس اليوم:
وبعدها مراجعة كل ربع سنة: اطبع قائمة المستخدمين وأدوارهم، وامشِ عليها اسم اسم مع كل مدير قسم. نص ساعة كل ثلاث شهور تمنع مفاجآت كبيرة، وتكشف الحسابات اللي أحد نسيها. وإذا طلع موظف جديد، لا تعطيه دور مدير مؤقت «لين يتعلم»، ابدأ بدور محدود وزد بعد شهر.
إذا تبي نظام داخلي مبني على أدوار وأذونات واضحة من أول يوم، كلّمنا عبر q8dm.com.