الذكاء الاصطناعي وصل مكاتب الشركات في الكويت قبل أن تصل السياسات. موظف يفتح أداة محادثة ويكتب فيها مسودة عقد، وآخر يرفع جدول مبيعات كامل، وثالث يطلب تلخيص شكوى عميل فيها اسم ورقم هاتف. المشكلة ليست في الأداة، بل في غياب اتفاق واضح على شنو يدخل فيها وشنو ما يدخل. والنتيجة أن الشركة تكتشف الأمر متأخرة، وقت ما يكون التصحيح مكلفاً.
سياسة استخدام الذكاء الاصطناعي ليست وثيقة قانونية طويلة توضع في الدرج. هي اتفاق عملي من صفحتين إلى أربع، يحدد الأدوات المسموحة، والبيانات التي لا تخرج من الشركة، ومن يراجع المخرجات قبل استخدامها.
لأن الاعتماد على الحس السليم ما يكفي. كل موظف عنده تقدير مختلف لمعنى «بيانات حساسة»، والنتيجة أن ملفاً واحداً قد يخرج من ثلاث بوابات في نفس الأسبوع.
السياسة أيضاً تحميك عند الخطأ. إذا صار تسريب أو نُشر نص فيه معلومة خاطئة، أول سؤال سيكون: هل عندكم قاعدة مكتوبة؟ الإجابة بـ«نعم، وكل موظف وقّع عليها» تغيّر الموقف كثيراً.
ابدأ بالتصنيف، لأن الأدوات تتغير كل شهر والتصنيف يبقى:
قاعدة بسيطة يفهمها الجميع: إذا ما كنت تسمح لشخص من خارج الشركة يقرأها، ما تحتاج تلصقها في أداة تحفظ كل شيء.
اعتماد الأدوات ما يعني منع كل شيء. يعني قائمة قصيرة واضحة: هذه الأدوات مسموحة لهذه الأغراض، وهذه ممنوعة. والأهم أن تكون الحسابات باسم الشركة لا باسم الموظف الشخصي، حتى لا تختفي الملفات عند انتقاله، وحتى تستطيع الإدارة ضبط الإعدادات.
في الإعدادات، أوقف خاصية استخدام المحادثات في التدريب إذا كانت متاحة، وقلل مدة الاحتفاظ بالسجلات إلى الحد الذي تحتاجه فعلاً.
كل مخرج يذهب للعميل أو يُنشر أو يدخل في قرار مالي لازم يمر على إنسان. النموذج يكتب بثقة عالية حتى وقت الخطأ، وهذا أخطر ما فيه. مسؤولية النص تبقى على الموظف الذي أرسله، لا على الأداة.
اتفقوا أيضاً على الممنوع تماماً: لا استشارات قانونية نهائية، لا تشخيص طبي، لا قرارات توظيف آلية، لا ردود على شكاوى مالية دون مراجعة. وأي نص فيه سعر أو تاريخ تسليم يُراجع مرتين، لأن الخطأ الصغير هنا تكلفته كبيرة.
شركة مثل Q8DM تعمل في البرمجة والتصميم والتدريب منذ 1998، والفرق واضح بين فريق عنده قاعدة مكتوبة وفريق يقرر كل مرة من جديد. السياسة الجيدة ما تبطئ العمل، بل تمنع النقاش المتكرر وتحمي السمعة.
إذا تحتاج مساعدة في صياغة سياسة تناسب حجم شركتك، أو تدريب الفريق على استخدام الأدوات بشكل آمن، تواصل معنا في Q8DM.