كثير شركات في الكويت توصل لنقطة تسأل فيها: شغلنا كله يتكرر على الإكسل والواتساب، نبي نظام يلم الشغل. وهني يجي السؤال: نشتري نظام جاهز ولا نسوي تطبيق داخلي مخصص؟ الجواب مو واحد للكل، لأن الفرق بينهم مو بس بالسعر. الفرق في الوقت، وفي المرونة، وفي مين يتحمل مسؤولية التشغيل بعد الإطلاق.
التطبيق الداخلي المخصص يتبنى على قياس طريقة شغلك إنت، مو العكس. منطق شغلك هو اللي يحدد الشاشات والمسارات، فيطلع فيه بس اللي تحتاجه ولا شي زايد. تشوف مثلاً شركة مقاولات تبي ربط أوامر الشغل بالمخزون، أو مكتب محاسبة يبي مسار مراجعة داخلي خاص فيه. هالنوع من الشغل يحتاج فهم للعملية أول، وبعدها برمجة، ولهذا وقت التحضير فيه أطول من شراء رخصة، بس في المقابل تقدر تعدل على النظام بعدين بدون ما تنتظر شركة ثانية تنزل تحديث أو تدفع رسوم تخصيص إضافية.
في المقابل، النظام الجاهز تبنيه شركة ثانية لمنطق عام يخدم أكبر عدد من العملاء. تدفع اشتراك وتشتغل عليه من أول يوم، لكن غالباً بيكون فيه حقول ومسارات ما تستخدمها، وبتضطر تعدل شغلك شوي لين يمشي على النظام.
إذا احتياجك قياسي، النظام الجاهز أسرع وأرخص على المدى القصير. المحاسبة والموارد البشرية وإدارة المشاريع، هذي مجالات فيها حلول ناضجة ومجرّبة، وفيها دعم وتحديثات مستمرة. وإذا فريقك صغير وما عندك شخص يدير النظام تقنياً، الجاهز عادة أسهل لأنه يشتغل من أول أسبوع بدون دورة تطوير كاملة. المهم قبل تختار: جرّب النظام على عملية حقيقية من شغلك، مو على عرض المبيعات بس، واسأل عن طريقة تصدير بياناتك من النظام إذا قررت تطلع. وإذا النظام الجاهز يغطي أغلب احتياجك والباقي بسيط، الأفضل تكمّل عليه بأداة صغيرة بدل ما تبني نظام كامل من الصفر.
هني يغلط وايد ناس، لأنهم يقارنون سعر الرخصة بسعر التطوير وينسون باقي البنود. حط هالنقاط كلها في نفس الورقة، لأن بعض الشركات تكتشف إن مجموع هالبنود على ثلاث سنوات يقرب من تكلفة تطبيق مخصص يخدم شغلها بالضبط:
اكتب قائمة بالعمليات اللي تسويها كل يوم. إذا أغلبها قياسي وتلقى نظام جاهز يغطيها، ابدأ بالجاهز. أما إذا في عمليات خاصة هي اللي تعطيك ميزة على منافسينك، أو إذا الأنظمة الجاهزة تفرض عليك تغيير طريقة شغلك بشكل مزعج، فهني التطبيق المخصص يستاهل. والحل الوسط وارد: نظام جاهز للعمليات العامة، وتطبيق داخلي صغير للسوالف الخاصة. القرار الصح مو اللي يبين أرخص اليوم، القرار اللي يقلل الشغل اليدوي على مدى سنتين أو ثلاث. وحدد من البداية مقياس تقيس به النتيجة، مثل عدد ساعات الشغل اليدوي في الأسبوع أو عدد الطلبات المتأخرة، وراقبه بعد الإطلاق. وإذا تبي رأي مبني على شغلك الفعلي، فريق Q8DM يساعدك في التحليل والتنفيذ من البداية للنهاية. للمزيد: q8dm.com