عندما يصبح لديك فرعان، يظهر نوع من المشاكل لا يعرفه من يدير فرعاً واحداً: قطعة موجودة في النظام ولا يعرف أحد أين هي، وعميل يحجز آخر حبة في فرع السالمية وهي راقدة في حولي، وتحويل يُتفق عليه في مكالمة ولا يُسجّل في أي مكان. هذه المشاكل لا تحتاج نظاماً ضخماً، بل قرارات واضحة تُتخذ قبل تشغيل أي برنامج، ثم التزام يومي بها.
أمامك خياران. الأول مخزون واحد مع تتبع الموقع: الكميات تُحسب كرقم واحد، ومعها سجل يوضح أي فرع يحمل كل قطعة، والبيع من أي فرع يخصم من الإجمالي. الثاني مخزون مستقل لكل فرع، وكأن كل فرع مستودع صغير له حد أدنى خاص به. الأول يناسب من يستقبل طلبات بين الفروع ويكثر من التحويلات ويهمّه إجمالي المتوفر. الثاني يناسب فروعاً تخدم عملاء مختلفين ولا تتبادل البضاعة إلا نادراً. القاعدة العملية: اختر بوعي، لا بالميراث.
كل حركة بين الفرعين يجب أن تحمل رقماً وتاريخاً وأصنافاً وكميات واسم من أرسل ومن استلم وتأكيداً من الطرفين. بدون ذلك تصبح البضاعة في الطريق ملكاً لا أحد: الفرع المرسل خصمها، والمستلم لم يضفها بعد، والعجز يختفي في تلك الفجوة. حدّد مسبقاً من يطلب ومن يوافق، وما القيمة التي تحتاج موافقة المالك، واجعل العدّ عند الاستلام قاعدة لا استثناء.
البيع المزدوج يبدأ عادة من حجز بلا صلاحية. يحجز الموظف قطعة لعميل هاتفي دون تسجيل، فتُباع في المعرض، ثم يُخبر العميل الآخر أنها غير متوفرة. الحل أن يكون لكل حجز وقت انتهاء واضح وأن يُلغى تلقائياً عند انتهائه. وإذا كنت تبيع في أكثر من قناة، احتفظ برقم واحد للمتوفر بدل أرقام منفصلة تنحرف عن بعضها أسبوعاً بعد أسبوع.
إذا طبعت الفرعيتان باركودين مختلفين للصنف نفسه، فلن يتطابق الجرد أبداً. اعتمد صيغة واحدة لرمز الصنف، واطبع البطاقات مركزياً، واعتبر كل حجم أو لون أو عبوة صنفاً مستقلاً برمزه، وأزل البطاقات القديمة بدل تغطيتها. ثم ابدأ جرداً دواراً أسبوعياً لمجموعة صغيرة من الأصناف، تبدأ بمرتفعة القيمة وسريعة الحركة، مع تسجيل اسم من عدّ. وحدّد المسؤولية: مدير الفرع مسؤول عن دقة موقعه هو، لا عن الرقم الإجمالي، والفروق تُبحث خلال أيام حين لا يزال السبب قابلاً للتتبع.
ولا تفتح كل شيء في أسبوع واحد. نظّف رموز الأصناف أولاً، وشغّل فرعاً واحداً شهراً حتى تستقر أرقامه، ثم فعّل التحويلات بموافقاتها، ثم الجرد الدوار، وأخيراً التقرير الأسبوعي. Q8DM تبني أنظمة مخزون ونقاط بيع للشركات الكويتية، والمشاريع التي تسير بسلاسة هي التي يحسم فيها المالك سؤال المخزون الواحد والمستقل قبل بدء التطوير.
Q8DM تعمل في البرمجيات والتصميم والتدريب في الكويت منذ 1998، ورأت من عمليات التشغيل ما يكفي لتعرف الفرق بين خطة تُطبّق وأخرى تبقى على الورق. تعرّف على الخدمات عبر q8dm.com.