أغلب الشركات الصغيرة ما عندها مشكلة في إصدار الفاتورة نفسها، عندها مشكلة في التنقّل بين الخطوات. العرض ينكتب في ملف، الفاتورة تنكتب في ملف ثاني، المتابعة تصير على الواتساب، والدفعة تنزل في إكسل بعد أيام. كل انتقال بين خطوة وخطوة مكان ممكن يضيع فيه شي.
أتمتة الفواتير مو شرط نظام كبير. هي إنك تحدد الخطوات مرة واحدة وبالترتيب، وتخلي البرنامج يشيل الجزء المتكرر، والإنسان يبقى على القرارات.
خذ آخر عشرين فاتورة أصدرتها الشركة، واكتب شنو صار فيها فعلياً: من أصدرها، من وافق عليها، متى انرسلت، كيف تمت المتابعة، ومتى وصل المبلغ. غالباً بتلقى نقطتين أو ثلاث تتكرر فيها المشكلة، مو عشرين.
هذي القائمة هي نطاق الأتمتة. أي شي براها ينتظر.
ما تحتاج تبدأ بالخمسة. ابدأ بالإصدار والمتابعة، لأنهم الأكثر تكراراً في الشهر والأقل خطراً لو صار خطأ.
الأتمتة تنقل اللي تعطيه إياها. إذا عندك ثلاث بطاقات لنفس العميل بأسماء مختلفة، التقارير بتفصله ثلاث عملاء. قبل أي ربط، اتفق على قائمة عملاء واحدة، وقائمة أصناف واحدة، وشروط دفع موحدة.
وعدّل التفاصيل المحلية: المبالغ بالدينار الكويتي تحتاج ثلاث خانات عشرية، وترقيم الفواتير لازم يكون متسلسل بدون فراغات. الأشياء هذي تتظبط مرة واحدة وتتعبك لو تأخرت فيها.
وحدد شروط الدفع كتابياً: كم يوم سماح، ومتى يبدأ التذكير، وهل في خصم على الدفع المبكر. الاتفاق الشفهي ما ينفع في نظام آلي.
الأتمتة الكاملة تبدو مغرية، لكن نقطتين تحميك: الموافقة على الشروط غير المعتادة، ومراجعة أي دفعة النظام ما قدر يطابقها. الباقي، مثل الإرسال والتذكير، لازم يمشي بدون ما أحد يتذكر يسويه.
الأسبوع الأول: توثيق الطريقة الحالية وتنظيف قائمة العملاء. الثاني: أتمتة الإصدار والإرسال لخدمة واحدة بس. الثالث: إضافة التذكيرات ومراقبة النتايج. الرابع: ربط المحاسبة ومقارنة شهر كامل مع سجلاتك القديمة قبل التحويل الكامل.
الترتيب مهم. اللي يؤتمت كل شي مرة واحدة يقضي الشهر الأول يصلّح أخطاء بدل ما يوفّر وقت.
اختر متوسط عدد الأيام بين تاريخ الفاتورة وتاريخ الدفع، وقِسه قبل وبعد. إذا الرقم ما تحرّك، معناه الأتمتة تسرّع الورق بس، وما تحسّن التحصيل.
وقِس كذلك عدد الفواتير المتأخرة أكثر من ثلاثين يوم، لأن هذا الرقم يحكي عن التحصيل أكثر من سرعة الإصدار.
شركة Q8DM تشتغل في برمجة وتصميم وتدريب الشركات في الكويت من 1998، والنمط يتكرر: الشركات اللي تستفيد من أتمتة الفواتير هي اللي بسطت العملية قبل ما تكتب أي كود.
ابدأ بتمرين العشرين فاتورة هذا الأسبوع. وإذا تحب أحد يراجع المسار أو يبنيه لك، زور q8dm.com وقول لنا وين التأخير بالضبط.