في الشركة الصغيرة كل موظف يشيل شغل كبير، وأي تعطيل يبين بسرعة على العميل وعلى الدخل. القياس هنا مو شك في الفريق ولا رفاهية إدارية، هو أبسط طريقة تعرف فيها وين يضيع الوقت وتصلح قبل ما تكبر المشكلة. والشركة اللي ما تقيس ما تعرف إذا كانت تتحسن أو واقفة في مكانها سنين.
الفرق إن الشركة الكبيرة عندها أقسام وأدوات تحلل الأرقام، أما الصغيرة فصاحب العمل نفسه لازم يمشي الموضوع بخطوات بسيطة وواضحة. والتعقيد الزائد هو أسرع طريق يخلي الناس تهرب من أي نظام تسجيل.
ما تحتاج نظام معقد ولا برامج غالية. اختر من ثلاثة إلى خمسة مؤشرات فقط واربطها بالشغل اليومي، وخلها مفهومة لكل واحد في الفريق بلا مصطلحات إدارية معقدة.
المهم إن المؤشر يوصف نتيجة ملموسة مو مجرد حركة. مثلا عدد الاجتماعات ما يدل على إنتاجية، لكن سرعة إغلاق الطلب تدل على شي واضح ومفيد للإدارة.
وإذا حترت في الاختيار، ابدأ من المؤشر اللي يحسه العميل. العميل ما يهمه كم مهمة خلصنا، يهمه إن الطلب وصل في وقته وبالجودة المتفق عليها. ارجع للعميل في تحديد المؤشرات يعطيك اتجاه أوضح بكثير من أي جدول داخلي.
أبسط طريقة تسجيل هي الأفضل: جدول واحد مشترك، كل موظف يكتب شغله بنفسه في دقيقة أو دقيقتين آخر اليوم. لا تطلب تقارير طويلة، لأن أي نظام ياخذ وقت كثير ما احد يستمر عليه بعد أسبوعين.
إذا كان نظامكم يسجل الخطوات أوتوماتيك فاستفد منه، وإذا لا، اعتمد على تسجيل يدوي منتظم أفضل من نظام كامل موجود على ورق وما احد يستخدمه في الواقع. والقاعدة إن اللي ينسجل بسرعة يعيش، واللي ياخذ وقت يموت.
ومهم تحدد مين يقرأ الأرقام ومتى. جدول ينسجل كل يوم بس ما احد يقعد معه آخر الشهر يصير حبر على ورق بلا فايدة. خصص موعد ثابت للمراجعة، وخل مسؤول واحد يجمع البيانات ويطلع الملخص قبل الاجتماع، عشان يمشي الوقت في حل المشاكل مو في تجميع الأرقام.
أكثر خطأ يقتل هالموضوع إن المدير ياخذ الأرقام ويحاسب فيها على طول. النتيجة إن الفريق يبدأ يخبي ويجمّل الأرقام، وتصير البيانات بلا قيمة لأنها ما تعكس الواقع أبدا.
الأفضل تعرض المؤشرات على الفريق بشفافية وتقول: هذي الصورة الحالية، شلون نحسنها مع بعض؟ وقتها يصير القياس أداة تحسين مو أداة ضغط وقلق. واشرح للفريق إن الهدف تطوير الشغل مو محاسبة الأفراد واحد واحد.
خصص جلسة قصيرة في نهاية كل شهر. شوف وين تحسن الأداء ووين وقف، وشيل المؤشر اللي ما أعطاك معلومة مفيدة، وضف واحد جديد إذا احتجت. القياس الناجح حي ويتغير مع تغير الشغل والمواسم، فلا تخليه جدول ثابت ينام في الدرج.
شركة Q8DM تقدم البرمجة والتصميم والتدريب في الكويت منذ 1998، وتشوف كثير إن أبسط نظام قياس مطبق فعليا أقوى بكثير من أعقد نظام على ورق. وإذا احتجت تدريب لفريقك على الأنظمة والعمليات والقياس، نقدر نساعدك على بناء طريقة تناسب حجم شركتك.
تواصل معنا عبر https://q8dm.com ونشوف معك الطريقة الأنسب لشركتك.