كل شهر تتكرر نفس القصة: اجتماع الإدارة قرّب، وأحد الموظفين يقعد يدوّر على الأرقام من كل صوب. الأرقام موجودة فعلاً داخل الشركة، لكنها مبعثرة بين أنظمة وملفات ورسائل. المشكلة مو في غياب البيانات، المشكلة في غياب خريطة واضحة من وين تجمع الرقم ومتى. ولهذا يتكرر سؤال «من وين ياي هذا الرقم؟» في كل اجتماع بدل ما يبدأ النقاش من نتيجة جاهزة.
معظم الشركات تجمع أرقامها من نفس المصادر تقريباً، والفرق الحقيقي في ترتيبها وربطها ببعض:
لاحظ أن كل مصدر يملكه قسم مختلف. هذا بالضبط سبب تأخر التقرير، لأن أحداً ما يجمعها في مكان واحد إلا في آخر يوم، وحينها تكون الأرقام ناقصة أو قديمة. الحل العملي أن تحدّد لكل قسم رقمه المسؤول عنه بوضوح من بداية الشهر، فلا ينتظر أحد أحداً عند الإغلاق.
أسهل طريقة لتفادي الفوضى هي جدول إغلاق ثابت ومعروف للجميع قبل بداية الشهر:
المهم أن يكون كل قسم مسؤولاً عن رقمه، ويرسله بصيغة موحّدة كل شهر، لا مرة بشكل ومرة بشكل ثاني. ويُفضّل أن يكون هناك موظف واحد مسؤول عن تجميع القطع في قالب جاهز، حتى لا تضيع المسؤولية بين الجميع.
أكثر خطأ يستهلك الوقت هو وجود نسخ متعددة من نفس الرقم: ملف مبيعات عند الموظف، وآخر داخل النظام، ورقم ثالث في تقرير قديم. تكرار الملفات يخلق أرقاماً متضاربة ويطوّل النقاش بدل ما يوصلك للقرار.
الحل أن تعتمد مصدراً واحداً للحقيقة: لكل مؤشر مصدر معتمد واحد، والباقي يقرأ منه ولا ينسخه. وأي تعديل يدوي لازم يتوثّق بسبب واضح، وإلا تراكمت الفروقات شهر ورا شهر وما بقى أحد يثق في الأرقام نفسها.
الإدارة ما عندها وقت تقرأ عشر صفحات عشان توصل للنتيجة. رتّب تقريرك بهذا التسلسل:
هذا الترتيب يخلّي الاجتماع يدور حول القرار، لا حول شرح الأرقام ساعة كاملة.
لو حابب تنظم طريقة جمع أرقامك وتقلل الوقت الضايع في الإغلاق الشهري، شركة كويتية مثل Q8DM تعمل في البرمجة والتصميم والتدريب منذ 1998 تقدر تساعدك في بناء النظام أو القالب المناسب. ابدأ بخطوة صغيرة، وزار q8dm.com لتعرف كيف.