الموظف الجديد اللي ما يفهم أنظمة الشركة يضيع وقته ووقت زملائه، ويسأل نفس السؤال أكثر من مرة. التأهيل المنظم يخليه يبدأ ينتج بسرعة ويقلل الأخطاء والاستفسارات المتكررة، ويحس إن الشركة جاهزة له مو بس وقعت العقد ونسيته.
والتأهيل مو محاضرة يوم واحد ولا ملف طويل يقرأه لحاله. هو رحلة أول أسبوع لين أول شهر، كل يوم فيه خطوة واضحة ومتدرجة، والموظف يعرف شنو المفروض يعرفه في نهاية كل يوم.
وفي الشركات الصغيرة التأهيل يصير أصعب لأن ما عندنا قسم موارد بشرية يجهز كل شي. فالأفضل يكون فيه مسؤول واضح يشيل المهمة بيده: يجهز الحسابات، يرتب الخطة، ويتابع مع الموظف أسبوع بأسبوع. لما تكون المسؤولية موزعة على الكل بلا اسم واضح، تصير عملية التأهيل عادة مهملة.
جهز الإيميل والحسابات والصلاحيات والجهاز قبل أول يوم. الموظف اللي يقعد أول يوم بلا حساب ولا جهاز يفقد الثقة بسرعة، والجاهزية هذي أبسط شي وأكبر أثر على انطباعه الأول.
الدليل المكتوب مو لازم يكون كبير، صفحتين إلى خمس صفحات يكفون إذا كانوا واضحين ومحدثين.
اكتب خطة أول أسبوع: اليوم الأول تعريف بالناس والأنظمة، اليوم الثاني تدريب على نظام العمل الأساسي، وهكذا لين تغطي أهم الأنظمة. الخطة المكتوبة تخلي الموظف والمدرب يعرفون وين هم واصلين وما ينسى احد خطوة مهمة.
الأفضل الموظف الجديد يطبق من أول يوم على شغل حقيقي بسيط، لأن التطبيق العملي يثبت المعلومة أسرع بكثير من الشرح النظري فقط. وخل المهام ترتفع صعوبتها بالتدريج.
وخل جزء من الخطة على أنظمة الشركة نفسها: نظام العمل، نظام الحسابات، ونظام الطلبات أو التذاكر. الموظف الجديد لازم يمر على كل نظام مرة على الأقل في أول أسبوع ويسوي عليه مهمة صغيرة بيده، لأنه نظريا يفهم، وعمليا ينسى إذا ما جرب بنفسه.
حدد شخص مسؤول يرجع له الموظف الجديد في أول شهر، ويكون متاح لأسئلة بسيطة بلا حرج ولا انتظار. المرافق يخفض التوتر ويمنع الأخطاء الصغيرة اللي تكلف وقت الفريق كله بعدين.
وخل الأسئلة مرحب بها بشكل صريح. الموظف اللي يخاف يسأل يخبي الخطأ لين يكبر ويصير مشكلة مع العميل أو مع النظام نفسه.
بعد شهر اسأل الموظف الجديد: شنو كان ناقص؟ وشنو صعب؟ وشنو كنت محتاج تعرفه من أول يوم؟ ملاحظاته تصلح خطة التأهيل للموظف اللي بعده. وخلي لكل نظام مسؤول يحدث الدليل إذا تغيرت الخطوات أو تبدل الاستخدام.
وخلي عندك مرجع للموظف بعد فترة التأهيل. ملف واحد أو صفحة فيها الخطوات المختصرة وأرقام المسؤولين تختصر عليه ساعات من الدوران والسؤال. هذي الصفحة تكبر مع الوقت وتصير قاعدة معرفة للشركة كلها، مو بس للموظف الجديد.
شركة Q8DM تقدم البرمجة والتصميم والتدريب في الكويت منذ 1998، وتساعد الشركات على بناء أدلة تشغيل وخطة تأهيل للموظفين الجدد على الأنظمة. وإذا احتجت دعم في تجهيز الأنظمة أو إعداد المواد التدريبية لفريقك، نقدر نمشي معك خطوة بخطوة.
تواصل معنا عبر https://q8dm.com ونرتب لك جلسة نناقش فيها احتياج شركتك.