ملف الإكسل يكفي لبناية واحدة فيها ثماني وحدات. لكنه لا يكفي لعشر بنايات وثلاثة ملاك وستين شيكاً في السنة وطلبات صيانة شبه يومية. الملف يفتح عادي، لكنه يتوقف عن الإجابة على الأسئلة التي تحدد شهرك: من عليه متأخرات، وأي عقد ينتهي الشهر القادم، وأي شقة شاغرة منذ أحد عشر أسبوعاً.
أول علامة هي تكرار العمل: نفس المستأجر مكتوب في ورقتين بإملاءين مختلفين. العلامة الثانية هي التجديدات التي تمر بصمت لأن أحداً لم يضع تذكيراً. العلامة الثالثة هي مالك يطلب كشفاً، فيقوم ثلاثة أشخاص بتجميعه يدوياً من رسائل البنك وصور الوصولات على الواتساب.
المشكلة ليست في الإكسل نفسه، بل في أداة تحفظ الأرقام ولا تحفظ العلاقة بينها: عقد مربوط بوحدة، ووحدة مربوطة ببناية، وبناية تابعة لمالك.
المستأجر في الكويت يدفع بالشيك أو التحويل البنكي، وأحياناً نقداً في المكتب. أي نظام يفترض البطاقة فقط سيتعثر من الشهر الأول. سجّل الطريقة كما تحدث فعلاً، وأدخل الشيكات المؤجلة بتاريخ استحقاقها، وأرسل تذكيراً قبل الموعد بأيام لا بعده.
قائمة المتأخرات يجب أن تكون بسيطة وواضحة: مرتبة حسب البناية وعدد أيام التأخير، مع ملاحظة عن آخر تواصل. هذه الشاشة وحدها تغني عن معظم مكالمات التحصيل.
الخطأ الشائع هو نقل كل شيء دفعة واحدة. الأفضل اختيار أنظف بناية أو وحدات مالك واحد، وتشغيلها بشكل صحيح لشهر كامل قبل التوسع.
خصّص شخصاً واحداً مسؤولاً عن إدخال البيانات في هذه المرحلة، ولا تفتح الإدخال للجميع. النظام الذي يدخله خمسة أشخاص بأسلوب مختلف سيعيدك إلى فوضى الإكسل نفسها بعد شهرين، لكن بشكل أغلى.
تفتح شاشة واحدة فترى نسبة الإشغال لكل بناية، والمحصّل مقابل المستحق، والعقود التي تنتهي خلال ستين يوماً، وطلبات الصيانة المفتوحة أكثر من أسبوع. لا تحتاج مكالمة واحدة للتأكد من أي رقم.
Q8DM تعمل في البرمجيات والتصميم والتدريب في الكويت منذ 1998، ونجاح أنظمة العقارات يتوقف على تفصيل واحد: قائمة الوحدات يجب أن تكون صحيحة قبل أي شيء آخر. إذا ضبطت هذه الخطوة، يصبح ما بعدها إدخال بيانات منظّم أكثر من كونه مشروعاً تقنياً.
إذا كبرت محفظتك على ملف الإكسل، يمكن لـ Q8DM بناء النظام حول طريقتك الحالية في التحصيل والتقارير للملاك. ابدأ من q8dm.com.