كتير من مدراء الأقسام والمحاسبين في الكويت يقضون ساعات في تجهيز تقرير، ويرسلونه على الواتساب أو الإيميل، وبعد يومين ما أحد رد ولا أحد قرأ الرقم المهم. المشكلة غالباً ما هي في جودة الشغل، بل في طريقة عرضه. المدير عنده دقايق يفهم فيها وين إحنا اليوم وشنو يحتاج قرار، مو عشرين صفحة. هذا المقال يشرح كيف تختصر التقرير وتشاركه بشكل يخلي الإدارة تقراه فعلاً.
القاعدة البسيطة: أي تقرير مشارك مع الإدارة لازم يبدأ بصفحة واحدة تختصر كل شي. هذي الصفحة فيها ثلاث أشياء بس، خلاصة أرقام أساسية، والاستثناءات اللي طلعت عن المعدل، وطلب واضح إذا كنت تحتاج قرار أو موافقة. الباقي كله يروح في ملحق تحت، وينزل للمراجعة إذا أحد طلب تفاصيل. اللي يرسل ملف مية صفحة بدون صفحة خلاصة، عملياً يرسل تقرير ما ينقرأ.
التقرير اللي يوصل بموعد متغير ما يبني عادة. حدد موعد ثابت: تقرير أسبوعي مختصر بنفس اليوم كل أسبوع للإيقاع السريع، وتقرير شهري أوسع للأرقام النهائية والمقارنة مع الشهر الماضي. الثبات أهم من الطول. مدير يتوقع تقريرك يوم الأحد الساعة عشر، أفضل من واحد يوصله ملف مفصل وقت ما تفرغ. ونفس الفكرة على الصيغة، خل القالب يتكرر ما يتغير كل مرة.
الاثنين يفيدون بس في حالات مختلفة. ملف PDF مناسب لما الرقم ثابت لأشهر مقفلة، ولما تبي إثبات وأرشيف، ولسهولة المشاركة على الإيميل. لوحة التحكم الحيّة أفضل لما الإدارة تبي تتابع الأرقام وتفلتر وتقارن بنفسها. كثير شركات في الكويت تشتغل بالأسبوعي PDF والشهري لوحة حيّة، أو العكس حسب طبيعة الشغل. الأهم إن الرقم في الاثنين يطلع من نفس المصدر، وإلا تصير عندك أرقام متضاربة.
ما كل تقرير لازم يوصله الكل بالكامل. قبل ما تشارك، اسأل نفسك: من المفترض يشوف هذا الرقم؟ وشنو اللي لو تسرب يأثر عليك؟
ما تحتاج نظام معقد عشان تشارك تقاريرك صح. تحتاج قالب ثابت، وموعد ثابت، وصفحة خلاصة واضحة، ووعي بمن يشوف شنو. شركة Q8DM في الكويت تشتغل من 1998 على تنظيم التقارير ولوحات المعلومات وربط مصادر الأرقام، بحيث يطلع التقرير من مصدر واحد ويوصل للجهة الصح. إذا تقاريرك تاخذ وقت طويل وما أحد يقراها، ابدأ بقالب صفحة وحدة هذا الأسبوع. تبي نساعدك تحدد شكل تقرير قسمك؟ تعال على https://q8dm.com وشوف كيف نرتب الموضوع.