لما تفكر بأمن بيانات شركتك، أول شي يخطر على بالك الهاكر الخارجي. لكن الحقيقة اللي نشوفها في أغلب الأنظمة إن أكبر تسريب يصير من داخل الشركة نفسها، وما يحتاج ذكاء تقني. موظف عنده صلاحية يشوف رواتب كل الفريق لأنه قبل سنتين كان يشتغل على تقرير، أو حساب دخول مشترك بين ثلاثة أشخاص، أو شخص انتقل لقسم ثاني وبقى يشوف بيانات قسمه القديم. هذي ما تسمى اختراق، هذي صلاحيات غلط، وأثرها نفس أثر الاختراق.
الغلط الشائع إن المدير يفتح النظام ويقول: سعد يشوف كل شي، فاطمة تشوف بس الفواتير، خالد يشوف المخزون وكم شي زايد. هذي الطريقة تتعبك مع أول تغيير أو أول استقالة، وتخليك تفتح وتقفل صلاحيات يدوياً كل مرة. الأفضل تعرف الأدوار أول، مثلاً: محاسب، مدير مبيعات، موظف خدمة عملاء، سكرتير. كل دور له صلاحيات محددة مكتوبة ويوافق عليها أحد مسؤول. بعدين توزع الناس على الأدوار. لما يوصل موظف جديد، تعطيه الدور المناسب فقط. ولما يستقيل أو ينقل، تسحب الدور وتخلص. أي تعديل يصير مكان واحد، مو على عشرين حساب.
المبدأ بسيط: لا تعطي أحد أكثر مما يحتاج ليشغل شغله اليومي، وإذا احتاج أكثر، ترقّي صلاحيته مؤقتاً وبطلب واضح. أغلب الشركات تبدأ واسعة لأنها تخاف يتعطل الشغل، فتخلي الكل يشوف الكل. النتيجة إن بيانات الرواتب والعملاء والعقود تكون مفتوحة لموظف ما له علاقة فيها.
في عمليات ما لازم تصير بدون أثر، والسبب بسيط: لو صارت بالغلط تحتاج تعرف من وين. أهم الحالات: حذف سجل أو فاتورة، تصدير البيانات لأي ملف خارجي، تعديل سعر أو راتب، وإلغاء فاتورة صادرة. كل وحدة من هذي لازم تخلي سجل فيه اسم المستخدم، الوقت، والتفاصيل قبل وبعد. السجل ما هو ملف يجلس في كمبيوتر أحد، يكون داخل النظام نفسه وأحد مسؤول يتابعه، مو وقت الحاجة، بل روتين شهري. الشي الثاني، حساب المدير العام. لا يكون فيه باسورد مشترك بين اثنين، ولا حساب واحد باسم admin يستخدمه خمس أشخاص. كل شخص له حساب إداري خاص فيه، وكل حساب باسم صاحبه، وقائمة المديرين تراجع كل فترة وتشيل كل من ما يحتاجها.
ونقطة أخيرة على نفس الموضوع: أكثر الصلاحيات اللي تضر الشركة هي اللي تبقى شغالة بعد ما يطلع الشخص. موظف يعطي استقالته وتخلص إجراءات نهاية الخدمة، لكن حسابه باقة على حاله وداخل على العملاء. الحل إن تكون عملية سحب الصلاحيات خطوة ثابتة في إجراءات الموظف، تشمل: إغلاق الحساب، سحب الدور، تسليم الملفات والرسائل اللي بيده، وتغيير أي باسورد مشترك كان يعرفه، وتحديث قائمة المسؤولين عن الأجهزة. ولو نقل داخلي، لا تفتحله الجديد قبل ما تسحب صلاحيات دور القديم.
في شركات تدير صلاحياتها بملف أكسل، وفيه تكتب من يشوف شنو. المشكلة إن الملف يوصف الوضع اللي كان، مو الوضع اللي صار في النظام، ويبقى قديم من أول تعديل. البرامج الحديثة تخلي الصلاحيات جزء من النظام نفسه، الأدوار موجودة وجاهزة، السجلات أوتوماتيكية، والتقرير يطلع بضغطة. شركات مثل Q8DM تقدم تطوير البرمجيات والتصميم والتدريب التقني في الكويت منذ 1998، وتساعد الشركات تحول ترتيب الصلاحيات من كلام على ورق إلى نظام يمشي فعلاً مع كل موظف وكل قسم. الفرق مو بس أمن، هو راحة بالك لما تعرف إن البيانات في مكانها الصح. جاهز تبدأ؟ زر https://q8dm.com وتواصل معنا اليوم.