لما نتكلم عن تجربة المستخدم، أغلب الناس يفكرون في الموقع أو التطبيق اللي يستخدمه الزبون. لكن في جانب ثاني كثير يُنسى: الأنظمة الداخلية. هذي الأنظمة يستخدمها فريقك كل يوم — المحاسبة، الموارد البشرية، المخزون، الموافقات. وإذا كانت تجربة المستخدم فيها سيئة، الموظف هو اللي يدفع الثمن، والشركة كلها تتأثر بالنهاية.
الموظف اللي يقضي ساعات في نظام مربك يضيع وقته وهو يدور على الأزرار، ويعيد شغل مكرر، وفي النهاية يكره النظام. النتيجة تكون أخطاء أكثر، وإنتاجية أقل، وبطء في الخدمة يوصل للزبون.
النظام الداخلي مو رفاهية، هو أداة عمل يومية. وكل دقيقة تضيع في نظام سيء تتكرر مع كل موظف، كل يوم، طول السنة.
وكمان، النظام المربك يخلي الموظف يتحايل عليه: يكتب البيانات في ملف جانبي، أو يأجل المهمة، أو يستشير زميله كل مرة. هذي كلها حلول مؤقتة تخلق مشاكل أكبر بعدين.
مع الزبون الخارجي هدفك واضح: تبيعه وتخليه يرجع. أما الموظف فهو مجبور يستخدم النظام، مو مخيّر. يعني ما عندك رفاهية تلفت انتباهه، فلازم النظام يكون سريع وواضح من أول استخدام.
وفي فرق بعد: الموظف يستخدم النظام مية مرة، مو مرة وحدة. يعني أي خطوة زايدة أو ضغطة زايدة تتكرر معه كل يوم، والتراكم هو اللي يوجع.
أول شي، بسّط المهام المتكررة. لو الموظف يسوي نفس الشغلة كل يوم، خليها خطوة أو خطوتين، مو شاشة كاملة معبّاية حقول.
ثاني شي، رتّب الشاشة حسب الأولوية. الموظف لازم يشوف أهم شي أول، والباقي تحته. مو كل الأزرار بنفس الحجم ونفس اللون.
ثالث شي، قلل الكتابة. اختيارات جاهزة، حفظ تلقائي، وتعبئة مسبقة توفر وقت كبير على الفريق.
ورابع شي، رسائل واضحة. لما يصير خطأ، قول للموظف شنو صار وشلون يصلحه، مو مجرد «حدث خطأ» وخلاص.
وخامس شي، خلي النظام يشتغل على الجوال والتابلت. كثير موظفين يستخدمون الأنظمة وهم برا المكتب أو واقفين، والتصميم لازم يخدم هالحالة مو بس الشاشة الكبيرة.
من أكثر الأخطاء إن الشركة تصمم النظام حسب الشكل الإداري، مو حسب شغل الموظف الفعلي. فيطلع نظام مرتب على الورق، بس بطيء في الاستخدام اليومي.
خطأ ثاني: تجاهل الموظفين في مرحلة التصميم. اللي يستخدم النظام كل يوم عنده ملاحظات ما يقدر يجيبها أي شخص ثاني.
ومشكلة ثالثة: كثرة التنبيهات والرسائل. لما كل شي يطلع تنبيه، الموظف يتعود يتجاهلها كلها، ويضيع التنبيه المهم وسط الزحمة.
ابدأ بسيط: اجلس مع الفريق، وشوف وين يتعطلون، وسجّل أكثر خمس مشاكل تكراراً. غالباً تقدر تحلها بدون إعادة بناء النظام كامل من الصفر.
وبعد ما تجمع الملاحظات، اكتبها بلغة بسيطة: شنو المشكلة؟ ووين تصير بالضبط؟ وشنو أثرها على الوقت أو الجودة؟ الوصف الواضح يوصل للفريق التقني أسرع من الشكوى العامة.
Q8DM شركة كويتية تشتغل على تطوير البرمجيات والتصميم والتدريب منذ 1998، وتساعد الشركات على تبسيط أنظمتها الداخلية وتدريب فرقها عليها.
تبي تخلي أنظمتك الداخلية أسهل لفريقك؟ تفضل بزيارة https://q8dm.com وشوف كيف نقدر نساعدك.